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CARTA COBRANZA

25.08.2011 21:33

CARTA DE COBRANZA

1. Etimología:

Proviene del latín:

CHARTA = Papel, Lienzo

2. Concepto:

Documento escrito,empleado por las empresas y las personas naturales para realizar actividades relacionadas con la de cobranza.

3. Objetivo:

Es procurar el cobro de una deuda vencida, ya sea recordando su vencimiento o tratando de facilitarles las cosas al deudor para que pueda cumplir con su obligación.

4. Características:

A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que debe tener al redactar una carta:

Claridad: se entiende por claridad la característica que presenta un contenido, por medio del cual este se presta solo para una interpretación permitiendo así al lector su compresión inmediata.
Precisión: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias.
Brevedad: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder tiempo al que las escribe y al que deberá leerla.
Sencillez: significa redactar en forma espontanea, utilizando palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados.
Propiedad: es el uso de las palabras mas adecuadas, de acuerdo con su real significado. Ej.:

Inadvertido – desaparecido

Corrección: es el empleo de los signos y normas gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestro idioma.

El tono de lo que se dice en ellas varía de acuerdo al estatus del deudor.

A veces hay que argumentar sobre un tema tratando de convencer al cliente moroso para que pague.

5. Usos:

El cobro de mercaderías ,
Envío de Documentos como: Facturas, Lista de pedidos y precios, etc.
Aviso de vencimiento de letras de cambio o de otros compromisos contraídos; en fin se efectúa cualquier acción vinculada con el cobro y finanzas.

6. Partes:

Membrete:: Se escribe el nombre de la empresa y su dirección

Lugar y Fecha. Sirve para precisar donde y cuando se escribe la carta. Tiene mucha importancia sobre todo cuando se fijan los plazos.

Dirección Interior: Esta conformado por el nombre del destinatario es decir se escribe el nombre completo de la persona a quien va dirigida la carta, su domicilio y su lugar de destino.

Saludo o Vocativo. Es la palabra o frase que sirve para llamar la atención a la segunda persona, por cuanto la carta siempre se escribe en primera persona en singular o plural (yo – nosotros).

Los vocativos pueden ser de diferentes tipos :

Señor:

Estimado señor:

Estimado amigo:

Cuerpo o Contenido: Es el mensaje que motiva la carta. Debemos presentar el texto tal modo que el lector sienta deseos de leerlo. Para ello el texto debe ser legible ; además el texto debe ser movible , esto se consigue escribiendo párrafos cortos pues le da movimiento a la carta.